Bei dem Handelsregister handelt es sich um ein öffentliches Verzeichnis, welches bestimmte für den Handelsverkehr rechtserhebliche Tatsachen und Rechtsverhältnisses darstellt und auslöst. Das Handelsregister wird von den zuständigen Amtsgerichten als Registergericht geführt.
In das Handelsregister werden nur die Tatsachen eingetragen, bei denen das Gesetz ausdrücklich bestimmt hat, dass sie eingetragen werden können, wobei das Gesetz bei den meisten Tatsachen, die eingetragen werden können, vorschreibt, dass diese auch eingetragen werden müssen.
Verpflichtend einzutragen ist zum Beispiel der Firmenname durch den Kaufmann.
Bei den Eintragungen kann zwischen deklaratorischen Eintragungen und konstitutiven Eintragungen unterschieden werden. Bei deklaratorischen Eintragungen ist die Rechtswirkung der eingetragenen Tatsache nicht von deren Eintragung abhängig. Das bedeutet, dass die Rechtswirkung die gleiche wäre, wenn die Eintragung nicht stattgefunden hätte. Bei konstitutiven Eintragungen hängt die Rechtswirksamkeit der eingetragenen Tatsache von der Eintragung an sich ab. Erst mit der Eintragung entsteht überhaupt Rechtswirkung.
Das Handelsregister erfüllt eine Publikationsfunktion. Die Einsichtnahme in das Handelsregister und in alle dort hinterlegten Dokumente ist jedermann gestattet. Das bedeutet, dass jeder die Möglichkeit hat, sich über einen potentiellen Geschäftspartner zu Informieren.
Das Handelsregister erfüllt außerdem eine Beweisfunktion. Die eingetragenen Tatsachen im Handelsregister können in Rechtsstreitigkeiten der Beweisführung dienen.
Das Handelsregister hat auch eine Kontrollfunktion. Die Prüfung der Angaben, bevor diese eingetragen werden, dient der staatlichen Kontrolle über das Handelsrecht.
Die Hauptfunktion des Handelsregisters ist die Publizitätsfunktion.
Bei richtigen Eintragungen sorgt die Publizitätsfunktion des Handelsregisters dafür, dass ein Dritter sich den Inhalt des Handelsregisters gegen sich gelten lassen muss. Der richtige Registereintrag hat dabei sogar eine stärkere Wirkung als ein möglicher Rechtsschein. Dies bedeutet, dass wenn ein Rechtsschein besteht, der mit den wahren Tatsachen, welche im Handelsregister eingetragen sind, im Widerspruch steht, keine Rechtswirkung hat. Eine Ausnahme besteht hierfür aber, wenn der Eintragungspflichtige mit seinem eindeutigen Verhalten dafür sorgt, dass es dem Dritten überflüssig vorkommt, einen Einblick ins Handelsregister zu nehmen.
Bei unrichtigen Eintragungen muss zwischen der negativen Publizität und der positiven Publizität unterschieden werden.
Die negative Publizität besagt, dass ein Dritter darauf vertrauen darf, dass eintragungspflichtige Tatsachen ordnungsgemäß in das Handelsregister eingetragen wurden. Dies bezieht sich nur auf deklaratorische Eintragungen, also die Eintragungen, die auch ohne Eintragung wirksam wären. Es wird das Vertrauen des Dritten geschützt, dass nicht eingetragene Tatsachen auch nicht bestehen, also das Vertrauen, dass das Handelsregister vollständig ist.
Die negative Publizität führt dazu, dass derjenige, der eine Tatsache hätte eintragen müssen, diese Tatsache nicht gegen einen Dritten geltend machen kann, wenn er diese nicht eingetragen hatte. Eine Ausnahme besteht, wenn der Dritte auch ohne das Handelsregister Kenntnis von der Tatsache hatte. Eine fahrlässige Unkenntnis reicht aber nicht aus. Der Publizitätsgrundsatz besteht auch dann, wenn der Dritte überhaupt nicht Einsicht in das Handelsregister genommen hat.
Die positive Publizität besagt, dass der Dritte sich auf den unrichtigen Inhalt einer Bekanntmachung berufen kann. Es wird das Vertrauen des Dritten geschützt, dass eine Bekanntmachung auch den wahren Tatsachen entspricht.